5 Tipps für den richtigen Umgang mit E-Mails

• E-Mails zwischendurch zu bearbeiten stört die Konzentration. Legen Sie fixe Zeiten fest, zu denen Sie E-Mails lesen. Schalten Sie die Erinnerungsfunktion aus, damit Sie nicht durch jedes neue E-Mail abgelenkt werden.
• Entscheiden Sie sofort, was Sie mit dem Mail machen: löschen, sofort beantworten oder in den Ordner „später bearbeiten“ verschieben. Alle E-Mails, bei denen eine kurze Antwort ausreicht, sollten Sie sofort bearbeiten.
• E-Mail schreiben oder doch telefonieren? Auf die meisten versendeten Mails folgt eine Antwort, auf die Sie wieder reagieren müssen. Manche Themen sind schneller besprochen. Beachten sollten Sie auch, dass in manchen Fällen ein E-Mail auch missverstanden werden kann, da wir auch sehr viel über den Tonfall oder durch die Körpersprache ausdrücken.
• Gehen Sie sparsam um mit Kopien (Mails, die in CC verschickt werden) und halten Sie auch Ihre Kollegen bzw. Mitarbeiter dazu an, Sie nur bei für Sie wirklich wichtigen Themen in CC zu setzen.
• Tipp für den Chef: Als Vorgesetzter könnten Sie sich auch den Luxus gönnen, nur E-Mails von bestimmten Absendern zu Ihnen durch zu lassen. Alle anderen lassen Sie von Ihrer Assistentin lesen und beantworten. Das setzt voraus, dass Sie Ihrer Assistentin vertrauen und Sie sich auf sie verlassen können.

Stand: 25. April 2018