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Einzelaufzeichnungs-, Belegerteillungs- und Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016

Ab 1.1.2016 gelten eine generelle Einzelaufzeichnungs- und Einzelerfassungspflicht von Barumsätzen sowie eine Belegerteilungspflicht.

Von diesen drei Verpflichtungen sind ausgenommen z. B.

  • Umsätze, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten (nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten) ausgeführt werden. In diesen Fällen kann die ver­ein­fachte Losungsermittlung (Kassasturz) in Anspruch genommen werden, wenn die Umsatzgrenze von € 30.000,00 (Jahresumsatz je Betrieb) nicht überschritten wird
  • wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von begünstigen Körperschaften, wie z. B. Feuer­wehr­feste, kleine Vereinsfeste

Einzelaufzeichnungspflicht

Alle auf die keine Ausnahmeregelung zutrifft, haben nun Barumsätze ab dem ersten Euro einzeln zu erfassen. Für sie kommt eine Losungsermittlung mittels Kassasturz nicht mehr in Frage. Die Einzelaufzeichnung kann z. B. in Form von Paragondurchschriften.

Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung regelt die Barbewegungs-Verordnung 2015 für Gruppen, die „mobil“ tätig sind. Wenn für sie Registrierkassenpflicht besteht, können die Umsätze nach Rückkehr an den Betriebsort (ohne unnötigen Aufschub) in der Kasse erfasst werden. Es muss allerdings bei Barzahlung des Kunden ein Beleg ausgestellt und eine Durchschrift davon aufbewahrt werden.

Bis zum 1.1.2016 gültige Regelung

Bisher waren Betriebe, deren Jahresumsatz in den letzten beiden Wirtschaftsjahren unter 150.000,00 lag, von der Einzelaufzeichnungsverpflichtung ausgenommen.

Unabhängig von der Umsatzgrenze waren auch jene Umsätze ausgenommen, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen oder Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, die nicht in Verbindung mit einer fest umschlossenen Räumlichkeit ausgeführt werden.

Belegerteilungspflicht

Achtung: Ab 1.1.2016 müssen Unternehmer für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen.

Mindestangaben am Beleg

Bislang gab es lediglich im Umsatzsteuergesetz Bestimmungen, welche Bestandteile eine Rechnung beinhalten muss. Davon abweichend muss der Beleg nach der Belegerteilungspflicht nur folgende Angaben enthalten:

  1. eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers oder desjenigen der statt dem Unternehmen einen Beleg erteilen kann,
  2. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird,
  3. den Tag der Belegausstellung
  4. die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen und
  5. den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist.

Die Punkte 1 und 4 können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen ersichtlich ist. Ist der Empfänger der Leistung bzw. Lieferung Unternehmer, können die im 4. Punkt geforderten Angaben auch in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg hingewiesen wird.

Der Unternehmer muss eine Durchschrift oder eine sonstige Zweitschrift anfertigen und aufbewahren.

Registrierkassenpflicht

Die Registrierkassenpflicht trifft Betriebe

  • ab einem Jahresumsatz von € 15.000,00, netto, je Betrieb wenn
  • davon über € 7.500,00, netto, als Barumsätze gelten.

Daher kann diese Verpflichtung z. B. auch Ärzte, Rechtsanwälte oder Landwirte treffen, aber nicht Vermieter und Verpächter.

Zum Barumsatz zählen: Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte, sowie andere vergleichbare Zahlungsformen (wie z. B. Zahlung mit dem Mobiltelefon).

Technische Sicherheitslösung

Die Registrierkassen sind mit technischen Sicherheitslösungen gegen Manipulation zu schützen. Das ist ein Überblick über die wichtigsten Bestimmungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (Begutachtungsentwurf):

Die Registrierkasse muss die erfassten Barumsätze über die Signaturerstellungseinheit signieren. Die Signatur muss im Datenerfassungsprotokoll beim jeweiligen Barumsatz gespeichert und am Beleg als maschinenlesbarer Code angebracht werden.

Die Registrierkasse muss jeden einzelnen Barumsatz im Datenerfassungsprotokoll abspeichern und muss auch jeden Beleg ausdrucken oder elektronisch bereitstellen können.

Die Software muss automatische und signierte Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege erstellen und im Datenerfassungsprotokoll ablegen können. Die Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse muss durch Eingabe eines Initialwertes in Betrieb genommen werden können.

Unternehmer müssen Signaturerstellungseinheiten über Finanz Online registrieren. Jene, die ein geschlossenes Gesamtsystem und mehr als 30 Registrierkassen haben, können mit einem Feststellungsbescheid eine Sicherheitseinrichtung ohne Signaturerstellungseinheit genehmigt bekommen.

Die entsprechenden Vorschriften zum technischen Schutz der Kassen treten erst mit 1.1.2017 in Kraft.

Vergünstigungen zur Anschaffung der Registrierkasse

Wird aufgrund der neuen Registrierkassenpflicht ein elektronisches Aufzeichnungssystem (wie z. B. eine elektronische Registrierkasse oder ein elektronisches Kassensystem) zwischen dem 1. März 2015 und dem 31. Dezember 2016 angeschafft, kann folgendes in Anspruch genommen werden:

  • Anschaffungs- und Umrüstungskosten sind in voller Höhe Betriebsausgaben
  • € 200,00 Anschaffungsprämie pro einzelne Erfassungseinheit (abweichende Regelungen bei elektronischen Kassensystemen) – sie ist im Rahmen der Steuererklärung für 2015 und 2016 zu beantragen. Die Prämie steht bei Anschaffung eines neuen Systems oder Umrüstung eines bestehenden Systems zu.

Stand: 11. Jänner 2016

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